De Belastingdienst stelt qua aftrekbaarheid voor de telefoonkosten het volgende. De abonnementskosten en gesprekken van een privételefoon zijn niet aftrekbaar. De kosten van zakelijke gesprekken die je als ZZP-er of ondernemer voert zijn wel volledig aftrekbaar. Daarbij is je abonnement en de aanschaf van je toestel ook aftrekbaar. Dat is natuurlijk zeer prettig!

Het is natuurlijk lastig bij te houden welke gesprekken (en hoeveel minuten) je privé en zakelijk hebt gebeld. Een zeer gespecificeerde rekening is natuurlijk makkelijker, maar het blijft wel administreren.

Het is daarom toch aan te raden je privé gesprekken via een andere telefoon of aansluiting te laten verlopen. Maar kan je aantonen dat ten minste 10% van de kosten zakelijk is, dan zit je goed.

Welke kosten zijn aftrekbaar?
De volgende kosten zijn qua telefonie aftrekbaar (van de winst);

• de abonnementskosten (mobiel abonnement)
• de zakelijke gesprekskosten
• het aanschafbedrag van je smartphone

Om rekenen en administreren te voorkomen is het aan te raden om een zakelijk of ZZP abonnement af te sluiten. Zou hou je feitelijk alles zakelijk. Wel zo gemakkelijk voor de Belastingaangifte.

Vuistregel:
Alle kosten die zakelijk gemaakt worden, zijn aftrekbaar. Dit is de basisregel voor iedere ZZP’er of eenmanszaak.

Het maakt daarbij niet uit of je de telefoonkosten afboekt van een zakelijke rekening of van een privérekening, je kunt dit altijd aftrekken van zowel de inkomsten- als omzetbelasting. Let daarbij wel op het volgende: deze regeling geldt alleen voor ZZP’ers en eenmanszaken, voor ondernemers met personeel gelden andere regels. Voor ondernemers met personeel is het e.e.a. geregeld in De Werkkostenregeling (WKR), die per 1 januari 2015 verplicht is voor alle werkgevers.

Bewijsvoering
Voor elke aftrekpost die je als ZZP-er opvoert – en dus ook de telefoonkosten, toestel/smartphone en abonnement – moet je aannemelijk kunnen maken dat je de kosten ook echt voor zakelijke doeleinden hebt gemaakt.

Voorwaarden aftrekken als zakelijke kosten (Belastingdienst):

Van uw opbrengsten mag u zakelijke kosten aftrekken. Bij de aftrek van kosten moet u rekening houden met de volgende regels:

• Zakelijke kosten mag u helemaal aftrekken.
• Zakelijke kosten zijn kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw werkzaamheden, zoals vakliteratuur.
• Kosten met alleen een privékarakter mag u niet aftrekken.
• Van kosten die een zakelijk én privékarakter kunnen hebben, mag u alleen het zakelijk deel aftrekken.
• Voor sommige kosten geldt een drempel.
• Eventuele vergoedingen die u voor de kosten hebt ontvangen, moet u bij uw opbrengsten tellen.

Check voor de meest actuele en uitvoerige informatie altijd de website van de Belastingdienst.

iPad niet aftrekbaar, smartphone wel!
Het Hof in Amsterdam heeft bepaald dat een iPad geen computer is, maar een communicatiemiddel. Computers die aan personeel worden verstrekt moeten voor minstens 90% zakelijk gebruikt worden om belastingvrij te worden weggegeven. Bij communicatiemiddelen zoals een iPhone (of willekeurig smartphone merk), hoeft dit gebruik maar 10% zakelijk te zijn. Daaruit volgt dat tablets (dus ook de iPad) geen computers zijn in de ogen van de Belastingdienst.